訪問介護で新人の同行訪問シフトを調整する手順｜二人の移動・休憩まで入れた記入例

訪問介護で新人の同行訪問シフトを調整するときは、既存の利用者訪問を先に固定し、指導役と新人それぞれの移動、同行前の確認、振り返り、休憩、後続訪問を重ねて確認します。二人がサービス時間に空いているだけでは、同行できるとは判断しません。 サービス提供責任者が一件の同行枠を確定するには、利用者への説明・受入確認と、二人の前後予定の照合が必要です。以下では、指導役Aの既存訪問V2へ新人Nを同行させる架空例を使い、時刻入りの候補表、遅延時の判断、既存の訪問表へ追加できる列を示します。

新人の同行訪問は既存サービスを固定してから組む

同行訪問のシフトは、「新人をどこへ入れるか」ではなく、「元のサービスを維持したまま、どの訪問なら指導の時間を確保できるか」という順序で組みます。

まず既存の訪問時刻と担当を残し、候補を一件選びましょう。そのうえで、サービス提供の予定と研修の予定を分けて書き足します。新人が同行するために前の訪問を短くしたり、後の利用者を説明なく待たせたりする前提では、候補を確定しない運用にします。

今回の作業で分けたいのは、次の三つです。

この三つを一つの時刻表で照合し、条件が崩れたら同行だけを未確定に戻すのが基本です。通常サービスまで一緒に取り消さないよう、調整表でも「サービスの実施」と「同行研修の実施」を別の欄で管理してください。

同行の候補を選ぶ前に確認すること

手元に用意するのは、既存の訪問表、二人の勤務可能時間、区間ごとの移動目安、事業所の同行手順です。記載がない条件を「たぶん大丈夫」で補わず、誰に何を確認するかを残しておきます。

利用者への説明と担当条件

候補を選ぶ際は、同行の目的、新人の役割、当日のサービス担当を整理してから、利用者へ説明します。「いつものヘルパーに新人が同行する」とだけ伝えるのではなく、見学を中心にするのか、指導役の確認の下で一部を担当するのかを、事業所内で先に決めてください。

受入確認は、勤務表へ二人の名前を書いた後の事後連絡にしません。利用者の意向を確認できない場合や、当日の受入れが難しい場合は、その訪問を同行確定の対象から外します。

2026-09-26時点の指定居宅サービス等基準第24条では、サービス提供責任者が訪問介護計画を作成する際、その内容を利用者または家族に説明し、利用者の同意を得ることが定められています。厚生労働省

計画の説明・同意と、今回の同行者についての受入確認は、調整表では分けて扱いましょう。サービス内容や担当の扱いに変更が生じる場合は、現行の訪問介護計画と事業所手順に照らして、必要な対応を確認します。

指導役についても、単に経験年数だけで選ばず、その利用者への対応経験、予定する援助への対応可否、新人を見ながらサービスを進められるかを確認します。新人に任せる範囲が曖昧なままでは、必要な指導時間も決められません。

指導役と新人の前後予定

二人の勤務可能時間は、同行する一時間だけでなく、出発前から終了後まで確認します。

指導役には、前の訪問が終わる場所と時刻、次の訪問の開始時刻、休憩の予定を聞きます。新人には、出勤場所、使える移動手段、勤務終了までに必要な記録時間を確認してください。同じV2へ向かう場合でも、出発地点が違えば移動時間も別です。

今回の架空例では、新人Nは9:30〜12:30に勤務できます。V2のサービスは10:30〜11:30ですが、「11:30に終わるから余裕がある」とは判断しません。振り返りが11:45まで、事業所への帰着が12:05、記録が12:30までという一連の予定で照合します。

本人へ確認する際も、「V2に同行できますか」だけでなく、集合時刻、帰着予定、記録後の終業時刻まで示します。移動方法や終了時刻について認識が違っていれば、この段階で候補表を直しましょう。

同行訪問シフトを調整する5つの手順

作業は、既存訪問を置く、研修時間を足す、休憩と後続を確認する、役割を分ける、回答をそろえる、の順に進めます。先に二人を割り当ててから隙間へ移動を押し込むのではなく、必要な時間を積み上げて成立を確かめます。

1．既存訪問と移動を先に置く

指導役の既存訪問を、変更せずに候補表へ転記します。今回なら、AのV1、V2、V3を先に置き、その間へ移動を追加します。

移動欄には「20分」とだけ書かず、「V1→V2、9:45〜10:05」のように、区間と出発・到着時刻を記入してください。新人にも独立した移動欄を設け、Aと同じ時刻をそのままコピーしないようにします。

確認の基本式は次のとおりです。

到着予定時刻＝前の業務の終了時刻＋その区間の移動時間 駐車、徒歩での移動、建物への出入りなどを移動目安に含めているかも確認します。含まれていなければ、必要な分を追加してから到着時刻を出してください。

なお、2026-09-26時点で確認した厚生労働省の通知では、業務に必要な移動を使用者が命じ、その時間を自由に使えない場合の移動時間や、使用者の指示に基づく研修時間などは、労働時間として扱う対象です。サービス提供時間だけで勤務を組まないようにします。厚生労働省

2．二人の事前確認と振り返りを置く

同行前確認と振り返りは、二人に共通する予定として、それぞれ独立した行に入れます。「訪問の合間に説明する」という書き方では、どこまで時間を確保したのか分かりません。

今回の例では、同行前確認を10:20〜10:30、振り返りを11:30〜11:45に置きます。事前確認では、当日の役割、確認しておく手順、困ったときに指導役へ声をかける方法を共有する想定です。詳しいケア内容は、共有勤務表ではなく事業所所定の記録で扱います。

振り返りでは、「今回確認できたこと」と「次回に持ち越すこと」を分けましょう。時間内に収まらない課題は、後の研修枠として改めて調整します。次の訪問への移動や休憩を削って、予定外に延長する組み方にはしません。

10分、15分という長さは、この架空例の設定です。事業所の同行手順に必要な時間がそれより長ければ、候補表の枠を広げて再計算してください。

3．休憩と後続訪問を再計算する

同行が終わった時刻ではなく、振り返りと移動が終わった時刻から、休憩と後続訪問を確認します。

今回、V2は11:30に終了しますが、Aが事業所へ戻るのは12:05です。休憩を12:05〜13:05、その後の移動を13:05〜13:25と置くことで、13:30開始のV3と両立する候補になります。

2026-09-26時点の労働基準法第34条では、労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも60分の休憩を勤務の途中に与え、自由に利用させることが定められています。厚生労働省 e-Gov法令検索

例にあるAの60分休憩は、あらかじめ置いた勤務条件です。同行訪問では一律に60分必要、という意味ではありません。実際の法定休憩は一日の労働時間と照合し、就業規則上の休憩も含めて管理者が確認します。

また、「移動中に昼食を取る」「新人の質問に対応しながら休む」ことを前提に休憩枠を埋めないでください。指導や記録が追加で必要なら、休憩とは別に置き直します。

4．一件の訪問に二人の役割を分けて記入する

V2の行には、「サービス担当・指導役A」「同行研修N」と役割を分けて記入します。二人を配置しても、訪問予定としてのV2を二件に増やしません。

職員別の表でAとNの両方にV2を表示する場合も、同じ訪問IDでつなぎます。これにより、利用者への一件のサービスと、二人が拘束される勤務時間を区別して確認できます。

報酬算定は、この予定表上の人数とは別に扱います。2026-09-26時点の訪問介護費の算定基準では、二人の訪問介護員等による算定には別途要件が設けられており、新人と指導役を同じ枠へ記入しただけで二人分を算定する扱いにはできません。厚生労働省

サービス提供内容、担当、記録、算定は現行計画と事業所手順に照合してください。新人Nについては、同行から帰着・記録までを研修等の予定として確保し、同じ時間帯に別の利用者への単独サービス要員として重複配置しないようにします。

5．回答と受入確認がそろうまで未確定にする

時刻表に重複がないことと、実施が確定したことは別です。調整状況は「候補」「確認待ち」「確定」「延期」など、文字でも区別しましょう。

候補表を二人へ示し、勤務可能時間、移動手段、集合場所、終了後の予定について回答を得ます。利用者への説明と受入確認、事業所内の担当条件の確認もそろえてください。

未回答の項目は空欄にせず、「Aの移動確認待ち」「利用者確認待ち」のように、残っている作業を書きます。誰かが確認済みだろうと推測して確定せず、サービス提供責任者が確認結果を読み返してから状態を変更します。

V2へ新人を同行させる時刻入りの記入例

以下は、実在の利用者・職員とは関係のない架空例です。V1〜V3は説明用の匿名IDであり、個人情報やケア内容は記載していません。

Aの既存訪問は、V1が9:00〜9:45、V2が10:30〜11:30、V3が13:30〜14:30。AのV1→V2、V2→事業所、事業所→V3の移動は各20分とします。Nは9:30〜12:30に勤務し、往路は25分、復路は20分です。

この表は、同行前後の時間配置が成立するかを見る候補表です。V2の利用者・事業所側への説明と受入確認を先に行い、Aの始終業や表外の業務・記録は、既存勤務表に重ねて最終確認するものとします。

事前確認と振り返りは、V2付近で周囲に話が聞こえない場所を確保でき、集合・出入りに必要な時間も各枠内に収まるという設定です。実際に別の場所への移動が必要なら、その時間を追加します。

到着が早いからといって、利用者宅へ予定より早く入る設定ではありません。また、AとNの復路が同じ時刻でも、同じ車に乗るとは限らないため、それぞれの移動手段で20分に収まるかを確認してください。

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AとNの到着・同席・退室を照合する

まず、事前確認の開始時刻から逆算します。10:20に二人がそろうためには、AもNもそれ以前に集合地点へ到着していなければなりません。

• A：V1終了9:45＋移動20分＝10:05着
• N：事業所出発9:50＋移動25分＝10:15着
• 共通：10:20〜10:30の事前確認後、10:30からV2へ同行
• 終了後：11:30にサービス終了・退室、11:45まで振り返り
• 帰着：11:45＋移動20分＝12:05に事業所着

設定した時間では、二人とも事前確認に間に合い、V2の一時間を共有できます。Nは帰着後に25分の記録時間を取り、勤務可能時間の12:30までに終える候補です。

ただし、同行中に見たことをすべて自由記述で残す想定では、25分で終わるかは分かりません。事業所の記録項目を確認し、必要な時間が長ければ勤務条件または候補訪問を見直します。Aのサービス提供記録にも別の時間が必要なら、それを追加してから確定してください。

V1とV3の担当を残す

同行を加えた後は、V2だけを見ず、Aの担当が前後とも残っているかを確認します。この例では、V1は9:45まで、V3は13:30から引き続きAが担当する設定です。

V2後の計算は、12:05帰着、60分休憩で13:05に休憩終了、20分移動で13:25にV3到着となります。V3開始までの余裕は5分です。

この5分を見て「十分」と決めず、実際の移動目安と照合しましょう。移動に25分必要なら余裕はなくなり、さらに準備時間が必要ならそのままでは成立しません。調整する場合も、休憩を当然のように短縮するのではなく、同行候補や指導役を含めて見直します。

ここで示せる結果は、設定した所要時間では予定が重ならないということです。実際の移動時間、本人の勤務条件、利用者確認まで自動的に済んだことにはなりません。

前の訪問が延びた日の調整

同じ架空例で、V1の終了が20分延びた場合を考えます。Aの終了時刻は9:45から10:05へ変わり、V2への到着は次のようになります。

10:05＋移動20分＝10:25着 V2の開始は10:30でも、予定していた10:20〜10:30の事前確認は成立しません。「サービスには間に合いそうだから同行も実施」とまとめて判断せず、通常サービスの継続可否と研修の実施可否を分けます。

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同行だけを延期する場合

最初に確認するのは、Aが10:30から通常のV2サービスを提供できるかです。到着後の準備やV1の対応状況も踏まえ、サービス提供責任者が本人へ確認します。

通常サービスを維持できる一方、事業所の手順どおりに事前確認を取れないなら、同行研修を延期する案に切り替えます。Nだけを先に入室させたり、未確認のまま単独サービスへ切り替えたりはしません。

調整表には、例えば次のように分けて残します。

「同行延期」を「Nの勤務取消し」と同じ処理にしないことも、運用上の注意点です。Nの所在と連絡状況を確認し、勤務の扱いや代替業務は事業所内で別途調整してください。

別の指導役へ替える場合

別の指導役Bへ変更する案は、「Bの予定が空いている」だけでは確定しません。V2を担当する条件と、事前確認から振り返りまでの予定を改めて確認します。

Bが10:20までに集合できるか、V2への対応経験や担当に必要な資格等の条件を満たすか、指導後の予定まで両立するかを照合してください。Bが元々担当する訪問に穴を空けるなら、そのカバーも必要です。

V2の担当と指導をBへ変更する案について、本人回答、利用者への説明・受入確認、事業所内の確認がそろうまでは未確定のままにします。AとNの表の名前だけを書き換えて終わりにはしません。

また、V2自体の時刻を動かす場合は、利用者の都合、Nの12:30終業、Aの休憩とV3を含めて再調整します。サービス一件を後ろへずらす操作ではなく、影響を受ける予定をまとめて確認する作業です。

確定前に一項目ずつ照合する

候補表を作ったサービス提供責任者は、確定直前に、時刻と回答を一項目ずつ読み返します。「二人を配置できたか」ではなく、「実施に必要な条件がそろったか」を判断してください。

「確認済み」は、誰が何を確認したかをたどれる状態で使います。利用者への説明が終わっていても、本人の勤務回答がなければ全体は未確定です。

確定後に条件が変わった場合も、変更箇所だけを見て終わらせず、その後の予定まで再計算します。特に移動と休憩は、前の業務の終了時刻が変わると連続して影響を受けるため、帰着や次の訪問まで確認してください。

既存の訪問表へ追加する列

一件の同行調整のために、訪問表を全面的に作り替える必要はありません。既存表を複製し、訪問IDを共通にして、二人の前後予定と確認状況を追加する方法で進められます。

以下は、そのまま列名として使える記入例です。自動計算や自動判定を組み込んだ配布ファイルではなく、手元の表へコピーして使うための項目を示しています。

訪問IDと二人の予定を同じ行でつなぐ

まず、訪問の情報と二人の役割をつなぐ基本欄を追加します。

次に、同じV2へひも付く時間確認欄を設けます。横に長くなる場合は、別シートに分けても構いません。

確認状況の欄には、本人回答、利用者確認、担当条件、記録・算定の照合結果を分けて残します。「確認済み」という一つの欄へまとめるより、残っている作業を引き継げる形にしてください。

この表は訪問と職員の予定を対応させるものです。二行に記入したV2を、サービス件数として二件に集計しないよう、件数確認では訪問IDと実施予定を照合します。

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変更履歴を残し、個人情報は別管理にする

変更時は、元の時刻を消して新しい時刻だけを残すのではなく、変更理由、更新者、連絡状況も記録します。

先ほどの遅延例なら、「V1終了見込み10:05、AのV2到着見込み10:25、同行前確認が成立しないため同行を未確定へ変更」と残します。これなら、引継ぎを受けた人も、通常サービスの確認と研修の再調整を分けて進められます。

共有するシフト管理表には、利用者の氏名、住所、病状、詳しいケア内容を追記せず、訪問IDと予定・確認状況にとどめる運用を基本にしましょう。訪問先情報やケア上の注意は、必要な担当者が事業所所定の管理先で確認する形に分けます。

なお、IDで書けばどこへ共有してもよい、という扱いにはしません。対応表の保管先、閲覧できる人、持ち出し方法も事業所内で決め、候補表の複製が必要以上に広がらないようにします。

同行する一件の前後にある月間の訪問枠を先に整理したい場合は、訪問介護のシフト表テンプレートも参照できます。このページでは、その訪問枠へ新人と指導役を重ねる調整に絞っています。

勤務条件の整理にシフト作成ツールを使う場面

同行候補が一件なら、ここまでの表を既存の訪問表へ追加して調整できます。一方、複数の新人や指導役の勤務可否を毎月集め直している場合は、その入力情報を整理する部分でシフト作成ツールを使う方法があります。

2026-09-26時点のシフトラでは、シフト希望の収集と、自然な日本語で入力したルールや希望をもとにした勤務シフト案の生成を扱えます。シフトラ

今回なら、Nの「9:30〜12:30勤務可能」という条件や、指導役候補の勤務可否、担当・スキルに関する条件を整理し、勤務案を作る材料にする使い方です。生成される案と、特定の利用者への同行訪問の確定は分けて考えてください。

勤務案を生成できることは、訪問先間の実移動、利用者の受入れ、記録・算定まで確認できることを意味しません。ここで紹介する範囲は、同行訪問の自動配車や月間訪問ルートの自動生成ではなく、勤務条件の収集・整理と勤務案の作成です。

同行回数や新人の独り立ちを、この時刻表だけで決めることも対象外です。技能評価は事業所の手順で行い、個々の利用者への説明、計画・記録・算定の確認、実際の移動時間と後続訪問の確定は担当者に残ります。

まずはV2一件について、二人の前後予定を最後まで書いてみてください。既存サービスを守りながら条件を照合し、一つでも崩れたら同行を未確定へ戻す運用にすることで、実施できる根拠を確かめてから新人を配置できます。