シフト作成のコツ完全ガイド｜組み方の基本からAI活用まで

「今月もシフト作成に丸一日つぶれた……」そんな経験、ありませんか？ スタッフの希望を集めて、人数を数えて、スキルバランスを考えて、法令に違反していないか確認して——。この記事では、シフト作成業務を根本から見直すためのコツを、基本的な組み方からAIツールの活用法まで、現場目線でまとめました。

なお、シフト作成・シフト管理の改善に役立つ情報は、シフトラ公式ブログ一覧でも随時更新しています。

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シフト作成の基本｜まず押さえるべき5つのステップ

シフト表を作成するにあたって、「なんとなく」で組み始めてしまう方は少なくありません。しかし、基本的な流れを押さえておくだけで、手戻りの回数はぐっと減ります。まずはシフト表作成の全体像を整理しましょう。

シフト作成は、以下の5つのステップで進めるのが基本です。

この流れ自体はシンプルですが、実際にやってみると、ステップ2の希望収集とステップ4の調整で膨大な時間がかかります。ここからは、各ステップを効率化するための具体的なコツを深掘りしていきます。

モデルシフトの作り方｜必要人員数の割り出しがすべての土台

売上データから「基本情報」を読み取る

シフト表の作成で最初にやるべきことは、店舗運営の基本情報を数字で把握することです。過去の売上データを曜日別・時間帯別に整理すると、「平日の14時〜17時は2人で回せるが、金曜の18時以降は4人必要」といった傾向が見えてきます。

飲食店であれば、1日の売上目標からFLR比率（食材費・人件費・家賃の比率）を使って人件費の予算を算出し、そこから投入可能な総労働時間を逆算するのが定石です。たとえば1日の売上目標が10万円で人件費率を30%に設定するなら、1日の人件費は3万円。時給1,200円のスタッフで換算すれば25時間分——という具合に計算します。

モデルシフトで「型」を作っておく

この数字をもとに、曜日ごとの定型パターンを作成します。これが「モデルシフト」です。平日パターン、週末パターン、繁忙期パターンなど、いくつかの型を用意しておけば、毎月ゼロからシフトを組む手間が省けます。

モデルシフトがあると、スタッフのシフト希望を受け取ったあとの「仮組み」がスムーズになります。枠に当てはめていく感覚で作業できるため、作成時間の短縮に直結します。シフト希望との突き合わせ作業が、格段にやりやすくなるのです。

スタッフの希望シフトをスムーズに集めるコツ

勤務日が固定している常勤スタッフや固定シフトのメンバーであれば、シフトの希望収集は不要です。一方、働ける時間が限られるパートスタッフや勤務可能日が不規則な学生アルバイトの場合は、希望を早めに出してもらうことが重要です。

提出率を上げる仕組みづくり

シフト作成業務で地味に時間を食うのが、「希望を出してくれないスタッフへの個別催促」です。口頭で声をかけたり、LINEで個別に連絡したり——これだけで30分、1時間と時間が消えていきます。

対策として有効なのは、シフト希望提出の期限と方法を明確にルール化することです。「毎月15日までにアプリから提出」「未提出の場合はシフトの希望が反映されない可能性がある」と事前に周知しておくだけで、提出率は上がります。ルールが明確だと従業員にとってもわかりやすく、提出しやすくなります。

手書き・メモからの脱却

いまだに「紙のメモで希望を出してもらい、それをExcelに転記する」という二重作業をしている現場は多いです。この方法は転記ミスの温床になるだけでなく、シフト作成者の負担を不必要に増やしています。

スタッフがスマホから直接シフト希望を提出でき、管理者の画面にリアルタイムで反映される仕組みを導入すれば、転記作業はゼロになります。提出状況もひと目で確認できるので、期限管理も格段に楽になるでしょう。

「希望収集の二重作業をなくしたい」「催促の手間を減らしたい」という方は、資料請求で運用イメージをご確認ください。

勤務希望日と「出られない日」を分けて聞く

「出勤したい日」だけでなく「絶対に出られない日」も別枠で聞いておくのがコツです。希望通りにシフトが組めなかった場合でも、「出られない日」さえ守っていれば、スタッフの不満は最小限に抑えられます。

不公平感をなくす｜公平なシフト表の組み方

「あの人ばかり優遇されている」を防ぐ

シフトに対する不満で最も多いのが、不公平感です。「自分だけ土日出勤が多い」「あの人はいつも希望通り」——こうした声が出始めると、職場の雰囲気はあっという間に悪くなります。

公平なシフトを作成するためのコツは、ルールの明文化です。「土日出勤は月2回まで」「希望休は月3日まで」といったルールを事前に決めて全員に共有しておけば、シフトを組む際に作成者も「ルールに基づいて組んでいる」と説明でき、属人化した判断を排除できます。

勤務時間のバランスにも目を配る

出勤日数だけでなく、勤務時間の偏りも不公平感の原因になります。Aさんは毎回8時間フルで入っているのに、Bさんは4時間のシフトばかり——という状態は、収入に直結するため従業員の不満に発展しやすいポイントです。

週あたりの勤務時間を一覧で確認し、偏りがないかチェックする習慣をつけましょう。シフト管理システムを使えば、従業員の勤務バランスの確認作業は自動化できます。

スタッフのスキルと人員配置を最適化する

「誰でもいいから人数だけ揃える」は危険

必要人員数を満たしていても、スタッフのスキルが偏っていればお店は回りません。たとえば飲食店で、キッチン経験のないスタッフだけがホールに立ち、キッチンには新人しかいない——という状況では、サービスの質が著しく低下します。

シフトを組む際は、各従業員のスキルや対応可能な業務範囲を事前にリスト化しておくことが不可欠です。従業員の基本情報として、勤務可能な時間帯、持っているスキル、経験年数などを整理しておくと、配置の判断がスムーズになります。

ベテランと新人の組み合わせを意識する

新人スタッフの育成もシフト作成時に考慮すべきポイントです。新人だけのシフトでは教育が進まず、逆にベテランだけのシフトでは新人の成長機会が失われます。

各シフトに必ず1名以上の経験者を配置するルールを設けると、業務品質の維持と人材育成を両立できます。こうした「暗黙のルール」をシステム上で設定できれば、作成者が毎回頭の中で確認する必要がなくなります。

人間関係への配慮も必要

正直、これはシフト作成業務の中で最も厄介なテーマかもしれません。「AさんとBさんは仲が悪いから一緒にしないでほしい」——こうした現場の人間関係まで考慮し始めると、シフト作成は一気に複雑化します。

とはいえ、無視するわけにもいきません。コミュニケーションに問題があるスタッフ同士が同じシフトに入ると、業務効率が下がるだけでなく、お客様にも悪影響が出かねません。こうした配慮事項を「ルール」として記録・管理できると、担当者が変わっても引き継ぎがスムーズです。

法令遵守は「知らなかった」では済まない｜労働基準法とシフト作成

押さえておくべき労働基準法の基本

シフト作成において、法令遵守は「守ったほうがいい」ではなく「守らなければならない」ものです。違反すれば、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される可能性があります。「うっかり」では済まされません。（参照：労働基準法（e-Gov法令検索）、労働時間・休日（厚生労働省））

シフト表作成に特に関係する法令のポイントを整理します。

高校生・留学生の勤務時間制限

アルバイトに高校生や留学生がいる場合は、さらに注意が必要です。高校生（年少者）は原則として22時以降の深夜労働が禁止されており、留学生は週28時間の就労制限（資格外活動許可の範囲）があります。（参照：深夜労働（22時以降）に関するQ&A（厚生労働省）、「留学」の在留資格に係る資格外活動許可（出入国在留管理庁））従業員の勤務シフトをひとつずつ手作業でチェックするのは、シフト作成の責任者にとって非常に骨が折れる作業です。こうした法令チェックを自動化できるシフト管理ツールの導入は、リスク管理の面からも有効な選択肢です。

急な欠勤・人員不足への対応コツ

「誰に連絡すればいいかわからない」を解消する

シフト確定後に「すみません、明日出られなくなりました」——この一報で、管理者は一気に頭を抱えることになります。代わりに出られるスタッフを探すために、一人ひとりに電話やLINEで連絡。結局誰も捕まらず、自分が穴を埋める——。こんな経験は、シフト制の現場では日常茶飯事ではないでしょうか。

対策の基本は、「いざというとき誰に声をかけるか」のリストを事前に作っておくことです。曜日・時間帯ごとに出勤可能な予備人員をリスト化し、スキルも含めて把握しておけば、いざというときの連絡先に迷いません。

一人が抜けると全体の組み直しが必要になる問題

人員不足の問題が厄介なのは、単純な穴埋めでは済まないケースが多いことです。たとえば、その日のリーダー格のスタッフが休むとなると、代わりのスタッフにはリーダー相当のスキルが求められます。見つからなければ、その日のシフト全体を組み直す必要が出てきます。

こうした「連鎖的な組み直し」を手作業でやると、30分〜1時間はあっという間です。そしてその間、管理者は店舗運営で本来やるべき業務——接客、発注、スタッフの教育——を後回しにすることになります。AIを活用したシフト管理ツールであれば、欠員発生時に代替シフト案を数秒で提示し、該当スキルを持つスタッフへの交代募集通知まで自動化できます。

Excelでのシフト表の作り方と限界

Excelシフト表の基本的な作り方

多くの現場で、シフト表の作成にExcelが使われています。横軸に日付、縦軸にスタッフ名を並べ、各セルにシフト区分（早番・遅番・休みなど）を入力する——これがExcelでシフト表を作成する基本的なやり方です。

Excelの良いところは、追加コストがかからないこと、自由度が高いこと、そしてほとんどの人が使い慣れていることです。見やすく整えやすく、10名程度までの小規模な職場であれば、Excelで勤務シフト表を十分に管理できるケースも多いでしょう。

Excelの限界が見えてくるタイミング

ただし、スタッフ数が増えてくると、Excelでのシフト管理には限界が出てきます。

ひとつ目は、法令チェックの難しさです。週40時間の上限や連続勤務の制限を、関数で自動チェックするには相応のスキルが必要です。しかも法改正のたびにシートを修正しなければなりません。

ふたつ目は、希望収集との連携です。スタッフから紙やLINEで希望を受け取り、それをExcelに手入力する二重作業は、転記ミスのリスクが常につきまといます。

みっつ目は、属人化の問題です。「このExcelの使い方はあの人しかわからない」という状態になると、担当者が異動や退職したときにシフト管理業務が完全に止まります。こうした課題を解消するためにシフト管理システムの導入を検討する現場が増えています。

Excelを「活かしながら」効率化する方法

だからといって、いきなりExcelを捨てる必要はありません。大事なのは、「今のやり方を活かしながら、段階的に効率化する」というアプローチです。最近のシフト管理ツールには、既存のExcelテンプレートにそのまま出力できるものもあります。列幅やシフト区分のカラーリングまで細かく指定でき、勤怠システムとのAPI連携にも対応しているため、いきなり全面移行ではなく段階的にAIを取り入れることが可能です。

「まずは一度試してみたい」という場合は、30日間の無料トライアルから始められます。

AIでシフト作成を効率化する方法

AIシフト作成ツールでできること

近年、シフト表作成の分野でもAIの活用が急速に進んでいます。AIを使ったシフト作成ツールでは、従業員の希望シフト、スキル情報、法令上の制約、各時間帯に必要な人数などのデータを総合的に分析し、最適なシフトを自動作成できます。

従来型のシフト作成ツールは、ルール設定がチェックボックスや数値入力に限られており、「このツールの使い方を覚えること自体が負担」という声も少なくありませんでした。ITに不慣れな店長や管理者にとっては、シフト作成ツールの導入がかえってストレスになるケースもあったのです。

こうした背景から、近年はAIによるシフトの自動作成に注目が集まっています。従来のツールが「条件を入力する → 自動作成する」という流れだったのに対し、最新のAIツールは「言葉でルールを伝える → 自動作成する」という、より直感的なアプローチを採用しています。

「ことばで伝えるだけ」の新しいアプローチ

こうした課題を根本的に解決するのが、自然言語でルールを設定できるAIシフト作成ツールです。

たとえばシフトラは、「AさんとBさんは別シフトで」「必ず店長か副店長がいるようにして」「産休明けのCさんは10月は無理のないシフトで」といった、日常の言葉でルールを伝えるだけでAIが理解し、シフトに反映してくれます。

チェックボックスの設定画面とにらめっこする必要はありません。現場で普段使っている言葉をそのまま入力すれば、AIがルールとして解釈・保存し、次回以降のシフト自動作成にも適用されます。誰でも使いやすく、覚えやすい操作性が特徴です。

AIシフト作成ツール導入時の注意点

シフト作成の時間を99%削減した実例

「AIでシフト作成が効率化できる」と聞いても、「本当にうちの現場で使えるの？」と思う方は多いでしょう。ここでは、実際の導入効果を数字で見てみます。

シフトラの導入企業では、月に40時間かかっていたシフト作成がわずか10分にまで短縮された事例があります。

「AIが作ったシフトって、結局手直しが必要なんでしょ？」——これは多くの管理者が抱く疑問です。たしかに、従来のAI自動作成ツールは「下書きレベル」にとどまり、手直しに時間がかかるという声が少なくありませんでした。

シフトラの場合、AIが自動作成するシフトのルール充足率は90%以上。大手百貨店の催事場のように、部門や時期ごとにルールがまったく異なる複雑な現場でも「一発で使えるシフトが出てきた」という評価を得ています。シフト表作成が格段にやりやすくなったとの声も多く寄せられています。

さらに、シフト表作成の効率化は単なる時短にとどまりません。適正な人員配置による人件費コストの最適化、スタッフの満足度向上による離職率低下、そして管理者が店舗運営の本来の業務に集中できることによる売上向上——。導入企業では、コスト30%削減、離職率30%低下、売上10%向上といった数字も報告されています。

業界別のシフト表作成ポイント

シフトを組むコツは業界によって大きく異なります。ここでは主要業界ごとのポイントを整理します。

飲食・小売業

繁閑の差が大きい業界です。ランチタイムとディナータイム、平日と週末で必要な人数が大きく変動するため、30分単位での細かい時間帯調整が求められます。早番・遅番の偏りにも注意が必要で、特定のスタッフだけに早番や遅番が集中しないよう、勤務シフトのバランスを見ながらシフト表を作成しましょう。

飲食・小売などのサービス業全般に共通する悩みですが、パートやアルバイトの扶養枠（年収の壁）も見落としがちなポイントです。扶養範囲内で働きたいスタッフの勤務時間を超過させてしまうと、大きなトラブルに発展します。

医療・介護

医療・介護の現場は、法令で定められた人員配置基準が厳格です。看護師・介護士の最低配置人数、夜勤回数の上限、連勤制限など、守るべきルールが非常に多く、手作業での確認は現実的ではありません。

介護施設では「勤務形態一覧表」の作成も求められ、運営指導（実地指導）への対応も必要です。常勤換算の計算を含め、こうした書類の自動作成までカバーできるツールがあると、シフト表作成だけでなく事務負担全体が大幅に軽減されます。

保育

保育園では、園児の年齢ごとに保育士の配置基準が法律で定められています。たとえば、4〜5歳児は25:1（園児25人に対して保育士1人以上）という新配置基準があり、これを下回るシフトは許されません。

さらに、早朝保育や延長保育の時間帯にも有資格者の配置が必要で、パートの保育補助スタッフだけでは対応できない時間帯があります。こうした法定基準を自動で遵守できるシフト作成ツールは、現場にとって大きな安心材料になります。

ホテル・宿泊業

フロント、清掃、レストラン、宴会など部門が多岐にわたるため、部門ごとにシフトのルールや用語が異なります。画面表記や業界用語を柔軟にカスタマイズできるシフト管理システムを選ぶと、現場への定着がスムーズです。

複数店舗・拠点のシフト管理コツ

店舗ごとのルール差をどう管理するか

複数の店舗や拠点を運営している場合、シフト管理の複雑さは飛躍的に増します。店舗ごとに営業時間が異なる、スタッフの顔ぶれが異なる、必要人員数が異なる——。ひとつの店舗のシフト表を作るだけでも大変なのに、それが3店舗、5店舗、10店舗と増えていくわけです。

複数店舗の勤務シフト管理で重要なのは、「統一すべきルール」と「店舗ごとに変えるべきルール」を分けて管理することです。労働基準法に関するルールは全店舗共通ですが、繁忙時間帯や必要人員数は店舗ごとに設定する必要があります。

新店舗の立ち上げをスムーズにする

新しい店舗をオープンする際、シフトの設定をゼロから構築するのは大きな手間です。既存店舗の設定をコピーして微調整できる仕組みがあれば、立ち上げ時の店舗運営における管理者の負担を大幅に削減できます。

また、全店舗のシフト作成状況を一覧できるダッシュボードがあると、本部のエリアマネージャーや人事担当者が各店舗の進捗をリアルタイムで把握でき、問題の早期発見に繋がります。既存店舗の設定をコピーして新店舗に適用できる機能があれば、立ち上げコストはさらに削減できます。

まとめ｜シフト作成のコツを実践に移すために

ここまで、シフト表作成の基本的な組み方から、希望収集、公平性の確保、スキル配置、法令遵守、急な欠勤対応、Excel活用、AI効率化、業界別のポイント、複数店舗管理まで——現場で使えるコツを一通り整理してきました。

大切なのは、これらのコツを「知っている」だけでなく「仕組みとして実装する」ことです。頭の中だけでルールを管理していると、担当者が変わったときに品質がガクッと落ちます。ルールを明文化し、できるところからツールに任せていく——この積み重ねが、シフト作成業務の属人化を防ぎ、管理者が働きやすく、本来の業務に集中できる環境をつくります。

もし「コツはわかったけど、実際にやる時間がない」と感じたなら、それはまさにAIの出番です。月40時間かかっていた作業が10分になるとしたら、その39時間50分をスタッフの教育や接客改善、新メニューの開発に使えます。

シフト作成は、店舗運営の土台です。その土台づくりに最新のテクノロジーを取り入れることは、コスト削減だけでなく、スタッフの働きやすさや顧客満足度の向上にも直結します。

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※ 本記事に記載の法令情報は2026年2月時点のものです。最新の法改正については、厚生労働省の公式サイトをご確認ください。 （参照：労働時間・休日（厚生労働省）、週40時間労働制（厚生労働省））